Arsip untuk Manajemen Proyek

Manajemen Proyek TI

Posted in Uncategorized with tags on September 14, 2008 by rizhady

A. Prilaku Kegiatan Proyek
Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.

Contoh-contoh Prilaku Kegiatan Proyek :
Penelitian :
Sumber Daya Terbaharui (BBM)
Jaringan Syaraf Tiruan (Deteksi Wajah)

Sipil/Konstruksi : Pembuatan Ware House (Gudang)
Jauh dari penduduk
Menurunkan temperatur ruangan
Pertanian :
Irigasi
Pembangunan Pembangkit Tenaga Listrik

Ciri-ciri pokok dari prilaku kegiatan proyek :
Bertujuan menghasilakan lingkup (scope) tertentu berupa produk akhir ayau hasil kerja akhir.
Dalam proses mewujudkan lingkup diatas, ditentukan jumlah biaya, jadwal, serta kriteria mutu.
Bersifat sementara dalam arti umurnya dibatasi oleh selesainya tugas. Titik awal dan akhir ditentukan dengan jelas.
non rutin, tidak berulang-ulang. Macam dan intensitas kegiatan berubah sepanjang proyek berlangsung.

Sasaran proyek dan tiga kendala (Triple Constraint)
Batasan yang harus dipenuhi yakni :
Besar Biaya (anggaran) yang dialokasikan.
Jadwal.
Mutu yang harus dipenuhi.

Perbedaan Kegiatan Proyek VS Oprasional :No. Kegiatan Proyek Kegiatan Operasional
1. Bercorak dinamis, nonrutin Berulang-ulang, rutin
2. Siklus proyek relatif pendek Berlangsung dalam jangka panjang
3. Intensitas kegiatan dalam periode siklus proyek berubah-ubah (naik-turun) Intensitas kegiatan relatif sama
4. Kegiatan harus diselesaikan berdasarkan anggaran dan jadwal yang telah ditentukan Batasan anggaran dan jadwal tidak setajam proyek
5. Terdiri dari macam-macam kegiatan yang memerlukan berbagai disiplin ilmu Macam kegiatan tidak terlalu banyak
6. Keperluan sumber daya berubah, baik macam maupun volumenya Macam dan volume keperluan sumber daya relatif konstant.

Perbedaan yang bersifat mendasar antara Kegiatan Proyek VS Kegiatan Operasional:
Kegiatan operasi didasarkan pada konsep mendayagunakan sistem yang telah ada, apakah berbentuk pabrik, gedung atau fasilitas yang lain, secara terus-menerus dan berulang-ulang.
Sedangkan kegiatan proyek bermaksud mewujudkan atau membangun sistem yang belum ada.

Macam-macam Proyek dari Segi Pekerjaan :
Proyek Engineering – Konstruksi
Proyek Engineering – Manufaktur
Proyek Penelitian dan Pengembangan
Proyek Pelayanan Manajemen
Proyek Kapital
Proyek Radio – Telekomunikasi
Proyek Konservasi Bio – Diversity

Hal-hal yang menyebabkan timbulnya suatu proyek :
Rencana Pemerintah
Permintaan Pasar
Dari dalam Perusahan yang bersangkutan
Dari kegiatan Penelitian dan Pengembangan

B. Proyek dan Manajemen Fungsional
Konsep Dan Pemikiran Manajemen.
Tiga hal yang berpengaruh besar berkaitan erat dengan konsep manajemen proyek:
Manajemen Klasik atu manajemen fungsioanal (General Management)
Pemikiran Sistem
Pendekatan Contigency

1. Manajemen Klasik
Manajemen Klasik menjelaskan tugas-tugas manajemen berdasarkan fungsinya, yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan.
Kriteria yang harus dipenuhi:
Jasa TI
Dokumentasi
Prakualifikasi
RKS
Pemeriksaan Dokumen

2. Pemikiran Sistem
Adalah pemikiran yang memandang segala sesuatu dari wawasan totalitas.
Wawasan Totalitas : Pengetahuan kita dari dasar hingga yang atas, suatu kegiatan proyek berdasarkan hasil dan pengalaman.

Metodelogi yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah :
Sistem Analis
Sistem Engineering
Sistem Manajemen

3. Pendekatan Contigency
Pendekatan yang erat hubungannya dengan situasi dan kondisi yang berarti bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelola setiap macam kegiatan.

Konsep Manajemen yang ada :
“ Tidak ada satu manajemen yang menangani keseluruhan berbagai proyek tetapi tergantung situasi dan kondisi”.
Planning
Controling
Staffing
Organizing

Tidak semua konsep managemen dapat digunakan dalam proyek.

Masukkan pada manajemen proyek dan keterkaitannya dengan berbagai pemikiran manajemen dan disiplin ilmu.

Manajemen Klasik atau Fungsional
Salah satu bapak Manajemen Modern, yakni Henry Fayol (1841 – 1925), seorang Industrialis Prancis.
Manajemen : Sebuah proses yang terdiri :
Merencanakan,
Mengorganisir,
Memimpin, dan
Mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (perusahaan) yang telah ditentukan.
Merencanakan
Memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan yang akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasaran.
Mengorganisir
Segala sesuatu yang berhubungan dengan bagaimana mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta kelompok (organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien.
Memimpin
Mengarahkan dan mempengaruhi sumber daya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah digariskan.
Mengendalikan
Mengendalikan adalah menuntun, dalam arti memantau, mengkaji, dan bila perlu mengadakan koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditentukan.

Staffing

Sebagai salah satu fungsi manajemen
Bagian dari fungsi mengorganisir

Staffing meliputi :
Pengadaan tenaga kerja,
Jumlah atau kualifikasi yang diperlukan bagipelaksanaan kegiatan,
Perekrutan,
Pelatihan, dan
Penyeleksian untuk menempati posisi-posisi dalam organisasi.

Prinsip Manajemen Klasik
Departementalisasi & Spesialisasi
Struktur Piramida
Otoritas dan Rantai Komando
Pengambilan Keputusan & Disiplin
Lini & Staf
Hubungan Atasan dan Bawahan
Arus Kegiatan Horizontal
Kriteria Keberhasilan & Tujuan Tunggal

Manajemen Proyek
adalah ilmu dan seni berkaitan dengan memimpin dan mengokoordinir sumber daya yang terdiri dari manusia dan material dengan menggunakan teknik pengelolaan modern untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan, yaitu lingkup, mutu jadwal, dan biaya serta memenuhi keinginan para stake holder.

Area Ilmu Manajemen Proyek
Adalah suatu dokumen yang menjelaskan sejumlah ilmu (knowledge area) yang berada dalam lingkup profesi manajemen proyek.

Iklan

Peran Baru Manajemen Proyek di Abad 21

Posted in Uncategorized with tags on September 14, 2008 by rizhady

American Airlines memberikan jasa pemesanan karcis kepada suatu perusahaan yang juga digunakan perusahaan penerbangan pesaing dalam menarik penumpang. Di Indonesia, PT Abadi Nusa Usaha Semesta, menjadi pemasok bulb bagi perusahaan tensimeter di Eropa yang juga menjadi pesaingnya dalam memperebutkan bagian pasar produk tensimeter di Amerika. Kita memang sedang memasuki zaman baru, dengan salah satu cirinya yaitu peralihan dari integrasi vertikal menuju spesialis. Selama dasawarsa terakhir, perusahaan-perusahaan sibuk melepaskan kegiatan-kegiatan tak penting yang dapat dikontrakkan ke luar. Kebanggaan konglomerat menguasai hulu hilir, sudah berubah menjadi kebanggaan memiliki unit usaha yang ramping, fleksibel, namun kompeten dalam bidangnya. Dengan demikian, keberhasilan operasional perusahaan akan sangat bergantung kepada keberhasilan kerja sama antara unit usaha dalam perusahaan-perusahaan tersebut dengan unit usaha dari perusahaan lain dalam pelaksanaan pekerjaan.

Setiap unit usaha, dalam kondisi di atas, akan merupakan bidang kompetensi dari suatu perusahaan yang akan bekerja sama dengan berbagai perusahaan lain dalam menciptakan berbagai produk. Sifat pekerjaan menjadi berubah, dari produksi/operasi rutin menjadi proyek.

LOYALITAS BARU

Dampak dari situasi ini pada karyawan adalah munculnya loyalitas bentuk baru: dari perusahaan ke proyek. Pada perusahaan tradisional, kesepakatan atau komitmen dibuat antara individu dan perusahaan sehingga diharapkan karyawan akan setia kepada majkannya. Organisasi baru yang lebih ramping tadi, harus bekerja sama dengan berbagai unit usaha dari perusahaan lain dalam proyek-proyek yang menjadi target bersama. Akibatnya, ikatan emosi antara karyawan dengan perusahaannya lebih renggang, dan sebaliknya, hubungan dengan profesinya/teman sesama proyek menjadi lebih erat. Para profesional akan bekerja keras, proyek demi proyek, dan mempertahankan mutu yang tinggi, tetapi mereka juga memperoleh kepuasan kerja dan identitas diri dari bidang yang mereka geluti, dan tidak lagi terlalu menggantungkan diri pada ikatan dengan perusahaaan.

Kata proyek di sini menunjuk pada sifat pekerjaan. Suatu pekerjaan akan dikatakan proyek jika memiliki karakteristik sebagai berikut: memiliki keluaran (output) spesifik, melibatkan banyak pihak dan bidang keahlian, dibatasi oleh waktu (ada saat awal dan ada saat akhir), merupakan kegiatan yang “kompleks” penuh faktor ketidakpastian dan risiko, dan mempunyai siklus hidup (life cycle).

Merujuk pada karakteristik di atas, manajemen proyek yang dalam pengertian awam – selalu dikaitkan dengan manajemen terhadap proyek konstruksi – menjadi tidak relevan lagi. Jelasnya, pengetahuan dan keterampilan dalam manajemen proyek akan menjadi tuntutan yang harus dimiliki oleh semua manajer di Indonesia, kalau mau masuk jalur global. Misalnya, saat seorang manajer memimpin kegiatan perancangan dan peluncuran produk baru – yang akan melibatkan lintas fungsional, mulai R&D, produksi, pemasaran, keuangan dan sebagainya – mau tidak mau ia harus menggunakan teknik manajemen proyek.

Meskipun situasi ekonomi Indonesia saat ini sedang tiarap, ada baiknya para manajer mulai mengkaji, kalau situasi kembali pulih dan dunia bisnis (ada kemungkinan) dikuasai oleh pemain asing, pada tingkat (level) manajemen proyek seperti apa yang bersangkutan dapat berpartisipasi. Hal ini perlu, sebab tiap level dalam manajemen proyek memiliki ruang lingkup tanggung jawab yang berbeda-beda.

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen, secara sederhana, dapat diartikan sebagai proses pencapaian sasaran bersama dan melalui orang lain. Dalam mencapai sasaran tersebut, dunia mengenal tiga level manajemen proyek: Manajemen “Misi Proyek” (Project Mission Management), Manajemen Proyek (Project Management), dan Manajemen Lapangan (Field Management). Levelling ini dibuat untuk membedakan tugas dan kompetensi yang dituntut penyandangnya, meskipun secara profesional ketiganya menyandang gelar manajer.

Fungsi utama Manajemen Misi Proyek (MMP) adalah melakukan manajemen terhadap suatu misi proyek, jadi bukan semata-mata menyelesaikan proyek tepat waktu, dengan biaya terbatas, dan mutu memadai. Pemimpin Proyek “Pengembangan Produk Baru” dengan misi meningkatkan citra perusahaan, tidak akan berhenti pada terbuatnya produk baru saja, tetapi akan dilanjutkan dengan usaha-usaha peningkatan citra perusahaan melalui produk baru tersebut. Dalam praktek, MMP ini mewakili unsur pemilik proyek (owner), sehingga akan lebih banyak melakukan interaksi dan koordinasi tugas-tugas dan tanggung jawab pemilik, konsultan, dan pelaksana. Pemegang peran MMP harus mampu menciptakan persetujuan (dalam bentuk kontrak) mengenai hubungan kerja antara satu dengan yang lain secara detail dari proyek yang akan dibangun. Jadi, keluaran (output) seorang pemegang mandat MMP adalah kontrak dan kepatuhan para pihak (konsultan, pelaksana dan pemilik) dalam melaksanakan kontrak tersebut.

Manajemen Proyek (MP) lebih menitikberatkan pada bagaimana para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek menyelesaikan tugasnya. Dalam hal ini, proses perencanaan dan pengorganisasian proyek, pemantauan dan manajemen aliran sumber daya yang mendukung pelaksanaan proyek menjadi perhatian utama.

Pada tahap pelelangan, MP meliputi perencanaan pekerjaan, estimasi biaya, serta analisis finansial dan risiko dari proyek. Sedangkan setelah pelelangan, MP terdiri atas penjadwalan, pembelian, pengadaan dan mobilisasi semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai dan mempertahankan pekerjaan konstruksi. Pada tahap akhir ini, MP termasuk juga memantau status dan kemajuan proyek, persiapan laporan kemajuan dan klaim termijn serta manajemen cash-flow.

Fungsi utama Manajemen Lapangan (ML) adalah mengolah sumber daya yang tersedia dalam operasi proyek sehari-hari pada tingkat lapangan, sehingga rencana pelaksanaan yang telah disusun pada level yang lebih tinggi dapat diimplementasikan secara teratur, efisien dan efektif. Level ML berfokus pada detail teknis dari metoda pelaksanaan proyek dengan mempertimbangkan keterbatasan kapasitas peralatan. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam manajemen lapangan adalah: perencanaan, penjadwalan, mobilisasi, dan pengarahan aktivitas kegiatan berdasarkan ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan material.

Pada Lokakarya Manajemen Proyek, yang akan diselenggarakan Lembaga Manajemen PPM beberapa waktu mendatang, akan dibahas beberapa aspek: pengertian manajemen proyek secara umum, perencanaan dan penjadwalan dalam manajemen proyek, alokasi sumber daya, penyusunan anggaran dan cash-flow proyek, administrasi kontrak, sistem informasi manajemen proyek, dan usaha pengendalian proyek dari sisi biaya-waktu-mutu. Dalam rangka memantapkan pemahaman peserta akan hakekat penerapan masing-masing aspek terhadap keseluruhan manajemen proyek, maka dibuat game manajemen proyek. Melalui game manajemen ini, para peserta diharapkan akan langsung dapat memahami dan menghayati dampak keputusan yang dibuat terhadap keberhasilan suatu pengelolaan proyek

MANAJEMEN PROYEK

Posted in Uncategorized with tags on September 14, 2008 by rizhady

Menurut Project Management Institute, proyek adalah kegiatan/usaha bersifat sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk atau jasa yang unik. Hal yang cukup spesifik dari karakteristik proyek adalah sifatnya yang sementara, bukan kegiatan rutin dan berulang (repetitive). Dan menurut A Guide to the Project Management Body of Knowledge, proyek setidaknya dapat dilihat dan dikelola dari 9 subdisiplin pengetahuan/manajemen yakni: manajemen lingkup pekerjaan, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen kualitas, manajemen SDM, manajemen komunikasi, manajemen risiko, manajemen procurement, dan manajemen integrasi. Seluruh bagian disiplin ilmu ini saling terkait satu sama lain, sehingga penguasaan dan penererapannya sangat penting artinya bagi kesuksesan proyek.

Apa istimewanya manajemen proyek? Hal penting yang turut membuat orang mulai melihat pentingnya disiplin ilmu ini adalah ketika bangsa Amerika mengalami kegagalan serius di megaproyek mereka. Tepatnya, kalimat yang kini menjadi terkenal: “Houston we have a problem.” Kalimat yang diucapkan awak Apolo 13 yang gagal, membuka mata NASA atas pentingnya manajemen proyek. Sebelumnya, mereka hanya menekankan masalah teknis dan agak mengabaikan masalah yang sifatnya human (manajemen). Tonggak sejarah inilah yang mengawali perkembangan manajemen proyek yang notabene banyak dimulai dari dunia industri konstruksi (civil engineering). Namun, apakah manajemen proyek hanya relevan untuk proyek konstruksi?

Pelajaran lain yang cukup menarik datang dari dunia industri teknologi informasi (TI). Standish Group pada 1998 menerbitkan laporan yang mereka sebut Chaos Theory. Isinya cukup mencengangkan, bahwa proyek-proyek TI yang dinyatakan sukses pada 1998 hanya 26%. Sisanya masuk kategori challenged (yang artinya overtime dan overbudget) atau bahkan masuk kategori gagal (failed). Yang menarik, dalam telaah yang lebih intens ternyata faktor terbesar penyebab kegagalan (86%) bukanlah masalah teknis, tapi lebih pada faktor manajemen, dalam hal ini manajemen proyek.
Inilah yang patut dicermati sehingga dalam perkembangan industri TI (atau secara umumnya industri teknologi komunikasi informasi), manajemen proyek menjadi salah satu disiplin yang berkembang paling pesat dan memperoleh perhatian sangat serius. Tak terkecuali di Indonesia.

Di negara kita, kepopuleran sertifikasi manajer proyek profesional boleh jadi dipicu permintaan industri minyak dan gas. Dalam industri yang berisiko tinggi ini, kompetensi pekerja tidak dapat ditawar lagi, sehingga wajarlah sejumlah sertifikasi tertentu – sertifikasi pengelasan (welder), sertifikasi instalator listrik, dan lain sebagainya – menjadi persyaratan mutlak. Para pekerja lokal mau tidak mau bersaing dengan rekannya dari berbagai negara. Demikian halnya profesi manajemen proyek. Sertifikasi profesi menjadi hal yang dipandang penting sebagai salah satu aset dalam menunjukkan tingkat profesionalitas seseorang.

Dari sekilas pengamatan plus pengalaman penulis atas penerapan asas-asas manajemen proyek yang baik dan benar di sejumlah kegiatan masyarakat, rupanya pemahaman atas manajemen proyek belum menjadi bagian yang mendapat perhatian memadai. Walaupun saat ini paling tidak ada dua organisasi yang membidangi profesi manajemen proyek (PMI Chapter Indonesia dan Ikatan Ahli Manajemen Proyek Indonesia), kesadaran masyarakat (baik secara individual maupun institusional) atas pentingnya manajemen proyek menurut penulis masih rendah. Salah satu kasus yang mungkin menarik didiskusikan, misalnya aspek manajemen risiko atas sistem TI yang dimiliki KPU pada Pemilu legislatif beberapa waktu yang lalu.